XpenseOne este o aplicație mobilă dedicată managementului avansurilor pentru deplasări și automatizării deconturilor de cheltuieli, dezvoltată integral de System Innovation Romania. Soluția utilizează Inteligența Artificială pentru procesarea documentelor financiare și elimină o mare parte din efortul administrativ asociat decontării cheltuielilor efectuate de angajați.

Ideea pentru XpenseOne nu a apărut dintr-o sesiune de brainstorming. A apărut din conversații repetate — cu clienții noștri, dar și din propria noastră experiență cu deconturile asociate deplasărilor. La un moment dat, am realizat că aceeași problemă revenea, indiferent de industrie sau de dimensiunea companiei: procesul de decontare a cheltuielilor este, în mod surprinzător, unul dintre cele mai consumatoare și mai frustrante procese administrative dintr-o organizație.

Nu pentru că ar fi complicat în teorie. Ci pentru că în practică implică mulți oameni, documente fizice care circulă lent, validări manuale și inevitabile excepții — bonul pierdut, decontul incomplet, avansul nereconciliat. Companiile cu personal frecvent în teren resimt asta cel mai acut: angajatul nu vrea să petreacă seara de vineri completând formulare, contabilitatea primește documentele grămadă la final de lună, iar managerul aprobă în grabă, fără context suficient. Toată lumea pierde timp pe care l-ar putea folosi altfel.

Am decis să construim o soluție proprie care să rezolve problema o dată pentru totdeauna.

Cum funcționează în practică

La baza XpenseOne stă un principiu simplu: documentul trebuie să intre în sistem în momentul în care există, nu săptămâni mai târziu. Angajatul primește bonul sau factura, deschide aplicația, fotografiază documentul și îl trimite. Inteligența Artificială interpretează automat datele relevante, fluxul de aprobare pornește imediat, iar contabilitatea primește documentele deja validate, gata de postare — fără introducere manuală de date, fără urmăriri pe email.

În scenariul integrat cu SAP Business One, documentul ajunge în ERP ca draft contabil, cu imaginea originală atașată. Efortul total scade cu aproximativ 70%, dar poate și mai important, scade dramatic timpul petrecut în gestionarea excepțiilor — documentele incorecte, neaprobate sau incomplete care altfel generează corecturi și întârzieri.

Ce acoperă soluția

XpenseOne are două componente care lucrează împreună. Aplicația mobilă, disponibilă pe iOS și Android, este instrumentul zilnic al angajaților din teren și permite:

• fotografierea și încărcarea bonurilor fiscale, facturilor și chitanțelor
• gestionarea avansurilor primite și urmărirea soldurilor
• vizibilitate în timp real asupra statusului aprobărilor

Platforma back-office este spațiul de lucru al echipelor administrative și financiare, de unde se configurează structura organizațională și  fluxurile de aprobare. De asemenea permite administrarea centrelor de cost și proiectelor, arhivarea electronică a documentelor justificative și facilitează integrarea cu sistemele existente. Este componenta de administrarea la implementarea invididuală.

O soluție care se adaptează la realitate

De la început am proiectat XpenseOne să fie flexibilă. Poate funcționa complet standalone, fără nicio integrare cu un ERP, acoperind întregul ciclu de la avans la decont, inclusiv fluxurile de aprobare și arhivarea electronică. Este suficient pentru multe companii care au nevoie, în primul rând, să scape de hârtie.

Pentru companiile care au deja un ecosistem de soluții, aplicația expune un API care permite integrarea bidirecțională cu orice platformă terță — ERP, HCM, CRM, indiferent de producător. Alte câteva aspecte care contează în evaluare:

• funcționează în cloud, fără infrastructură locală de gestionat și cu costuri inițiale minime
• suportă implementare centralizată pentru grupuri de companii
• se adaptează la orice localizare financiar-contabilă, pentru organizații cu operațiuni internaționale

 

Disponibilă acum pentru evaluare

XpenseOne este un produs comercial, disponibil deja. Dacă recunoști problemele descrise mai sus în propria organizație, te invităm să evaluezi soluția — poți discuta cu echipa noastră despre scenariul specific al companiei tale, testa aplicația și analiza opțiunile de integrare, fără presiune și fără angajament.

Scrie-ne la office@sysinconsult.ro sau vizitează XpenseOne pentru mai multe detalii.