Povestea raportării SAF-T în România este abia la început. După marii contribuabili care au fost în primul val de adopţie (ianuarie și respectiv iulie 2022) urmează contribuabilii mijlocii, care au termen 2023 şi micii contribuabili din 2025. Conform datelor ANAF sunt cca 18.000 de contribuabili mijlocii, însă cifrele sunt relative, deoarece criteriile de încadrare au tot fost schimbate în ultimii doi ani şi cel mai probabil nouă listă are la baza bilanţurile fiscale din 2021. Cert este că un număr semnificativ de companii vor face trecerea la raportarea SAF-T în prima parte a anului viitor. Important de ştiut, fără să fie însă un motiv de amânare, există o perioadă de graţie de 3 luni pentru prima raportare, de la data când obligația de depunere devine efectivă pentru respectivul contribuabili.
În acest an, am asistat toţi clienţii din categoria marilor contribuabili să adopte raportarea SAF-T, într-un mod automatizat prin intermediul sistemului ERP SAP Business One. Pentru unii contribuabili mari cu termen de depunere iulie 2022, proiectele sunt încă în derulare. O concluzie importantă apărută din această experienţă este că pregătirea pentru SAF-T este esenţială şi nu trebuie limitată doar la ajustarea sistemului ERP pentru a exporta datele în formatul XML cerut de ANAF. La fel de importantă este pregătirea seturilor de date şi maparea planurilor de conturi pentru a avea înregistrări conform formatului SAF-T, precum şi verificarea acurateței şi integrităţii raportării către autorităţi.
Nu este un proces imposibil, dar nu este nici simplu. De acea recomandăm începerea acestui demers cât mai de timpuriu (minim 6 luni), pentru a avea liniştea necesară depășirii oricăror provocări. Majoritatea clienţilor care au trecut fluent la raportarea SAF-T au început pregătirile cu cca un an înaintea termenului oficial.
Pe scurt despre SAF-T
- Implementarea SAF-T (Standard Audit File for Taxation – Fișierul Standard de Audit pentru Taxe) este un demers european, care se va generaliza în următorii ani
- Raportarea în format SAF-T este o procedură complexă care necesită extragerea unor date specifice
- Peste 18.000 de contribuabili mijlocii vor fi nevoiţi să treacă din 2023 la raportarea în format SAF-T
- Sunt peste 260 de câmpuri obligatorii care trebuie completate și mapate de către contribuabili pentru depunerea declaraţiei D406 ANAF
- Sistemele ERP vechi nu pot genera fişierele XML asociate raportării SAF-T
- Pregătirea manuală a declaraţiei în format SAF-T este dificilă şi cu risc ridicat de eroare
- Amenzile pentru nedepunerea Declaraţiei D406 sau depunere incompletă/incorectă sunt mari
Care sunt provocările
Premiza de abordare a implementării SAF-T este că pentru o companie mică-mijlocie cu un volum ridicat de tranzacţii este imposibilă depunerea corectă a declaraţiei D406 fără un sistem ERP modern. Cele peste 260 de câmpuri care trebuie mapate în sistem pentru a obţine declarația creează un nivel ridicat de complexitate, atât la nivel contabil, cât şi tehnic. O primă provocare este înţelegerea cerinţelor şi a seturilor de date ce trebuie transmise către autorităţi.
În această etapă sunt necesare discuţii cu echipele de consultanţi pentru verificarea şi reconcilierea informațiilor din bazele de date, urmate de eventuale schimbări ale modului de colectare şi înregistrare. O a doua provocare este maparea şi codificarea efectivă a planurilor de conturi în sistemul ERP pentru obţinerea automată şi corectă a declaraţiei D406 precum şi verificarea înregistrărilor. Pentru orice contribuabil, în final contează să obţină noua declaraţie, în egală măsură corect, rapid şi facil. Degeaba o obţine rapid, dacă nu este în formatul corect, dar și dacă raportează corect însă cu un volum prea mare de muncă sau depăşeşte termenul oficial.
Din perspectiva System Innovation România, derularea proiectelor SAF-T a avut o abordare similară la toți clienții: analiza planurilor contabile și a seturilor de date existente, verificarea și asigurarea corespondenței cu cerințele SAF-T, corectarea modului de înregistrare a datelor master, rularea declarațiilor pe multiple perioade istorice, validarea formatului și corectarea datelor acolo unde era necesar. Pentru finalizarea cu succes ale acestor proiecte, elementele cheie au fost începerea cât mai de timpuriu și implicarea activă a departamentelor financiare.
Ce sfaturi au companiile care au implementat deja SAF-T
Am întrebat câţiva clienţi, ce sfaturi au pentru companiile care urmează să implementeze SAF-T. Iată câteva recomandări:
„Recomandarea mea este să înceapă pregătirile cât mai de timpuriu, pentru că adoptarea SAF-T implică numeroase discuții cu echipa de consultanță, precum și analiza atentă, urmată de o eventuală ajustare, a modului de colectare și înregistrare a datelor în sistemul ERP.” Nina Nicolae, contabil Şef, Vitall
”Este imposibilă implementarea unui astfel de proiect fără o echipă de consultanţă pregătită în acest sens. Înţelegerea datelor necesare a fi transmise dar și mapările pe taxe sunt destul de complicate. ” Tatiana Savin, Director Economic Companie Internațională, client SAP Business One
”Începeți din timp și aveți în vedere schimbarea modului de operare și de înregistrare a datelor, pentru a putea coda corect tranzacţiile raportate în SAF-T şi a respecta regulile definite de autorităţile fiscale.” Georgeta Balba, Financial Controller, AFI Europe România.
”Recomand abordarea subiectului și demararea procedurilor de implementare cu cel puțin 6 luni înaintea termenului efectiv de depunere, pentru a se asigura ca vor putea face față noilor cerințe. De asemenea, este indicat să analizeze sistemele informatice interne și să identifice cele mai bune și eficiente soluții de colectare a informațiilor necesare implementării Declaratiei informative D406.” Iustina Couti, Director Economic, Ramira.
Concluzia?
Nu lăsați pe ultima sută de metri raportarea în format SAF-T. Pregătiți în timp util sistemul ERP pentru acest moment, iar dacă nu aveți un sistem ERP modern acum este cazul să faceți o schimbare. Mulțumită amprentei internaționale, SAP Business One permite trecerea facilă la SAF-T și la sistemul RO facturare și reduce efortul asociat adaptării la orice schimbare a legislației și reglementărilor fiscale.
Pentru alte informații despre sistemul de raportare SFAT-T ANAF nu ezitați să ne contactați, pe orice canal de comunicare.