Mulţi clienţi ne întreabă care sunt cerinţele hardware într-un proiect de implementare sistem ERP, SAP Business One în cazul nostru. Din perspectiva infrastructurii IT necesare, cerinţele diferă considerabil în funcţie de complexitatea proiectului, numărul de utilizatori, integrări cu alte soluţii, locaţii etc. Deoarece infrastructura IT reprezintă un cost important într-un proiect de implementare ERP, recomandăm ca aceste informatii să fie sintetizate cât mai de timpuriu şi cât mai exact, pentru a şti exact care sunt opțiunile şi efortul financiar indus. În cele din urmă, ceea ce contează este asigurarea unui nivel optim de performanţă a sistemului ERP implementat, o condiție de bază ca acesta să ofere viteză mare de lucru şi satisfacţie utilizatorilor.

Există două opţiuni majore la implementarea unui sistem ERP, ca SAP Business One. Utilizarea unei infrastructuri IT proprie, deţinută şi operată de client (on premises) sau găzduirea soluţiei pe infrastructura unui furnizor extern (hosting). Fiecare dintre aceste opţiuni oferă avantaje şi dezavantaje în funcţie de specificul fiecărui client şi proiect.

Sistem ERP implementat on premises

On premises reprezintă abordarea tradiţională în implementarea unui sistem ERP. Licenţele ERP sunt instalate pe infrastructura IT a beneficiarului, într-o locaţie şi într-un spatiu adecvat (dataroom) deţinut de acesta.  Întreg procesul de administrare a echipamentelor (server, stocare) şi a software-ului asociat (sisteme de operare, platformă de virtualizare) este în sarcina clientului. Furnizorul sistemului ERP va furniza beneficiarului toate informatiile tehnice necesare pentru achiziţia unor echipamente noi (servere, storage) sau upgrade-ul celor existente, dacă este necesar. Tot în sarcina clientului este şi asigurarea sistemelor de alimentare (de preferat redundantă) a echipamentelor, răcirea acestora (serverele profesionale au nevoie de răcire dedicată). De asemenea, derularea  operaţiunilor de back-up şi securizarea întregii înfrastructuri este responsabilitatea beneficiarului. Compania care oferă serviciile de implementare se va ocupa doar de instalarea licenţelor, customizarea solutiei şi mentenanţa acesteia.  Adică strict de sistemul ERP şi nu de infractructura IT pe care acesta rulează.

Acest scenariu este recomandat companiilor care au o echipă IT internă, un spaţiu dedicat pentru instalarea serverelor şi competenţele necesare administrării acestei infrastructuri hardware. Este un proces simplu de gestionat, însă necesită resurse umane calificate. Oferă un grad maxim de control, precum şi un nivel ridicat de performanţă a sistemului ERP ca timp de răspuns, mulţumita latentei reduse prin plasarea serverelor în apropierea utilizatorilor.  Dacă beneficiarul deţine mai multe puncte de lucru şi accesează sistemul ERP instalat la sediul centra din locaţii geografice diferite, latenţa trebuie redusa prin soluţii tehnologice specifice, VPN cu latime de bandă garantată, spre exemplu.

Scenariul on premises implică unele investiţii relativ ridicate şi responsabilitate pentru mentenanţa corespunzătoare a infrastructurii IT, pentru evitarea întreruperilor neplanificate (downtime). Realizarea unui back-up profesional este de asemenea un element important, mai ales pentru companiile unde accesul în timp real la funcţionalităţile sistemului ERP este critic. Realizarea copiilor de siguranţă nu este sarcina furnizorului sistemului ERP.

Despre necesitate unei soluţii de backup citiţi şi articolul… Poate fi un sistem ERP afectat de ransomware? Cum vă puteţi proteja?

Scenariul hosting

Alegerea acestui model nu schimbă cu nimic logica de business şi funcționalitățile proiectului de implementare ERP, ci doar infrastructura IT pe care acesta rulează. În acest caz, serverele pe care sunt instalate licenţele ERP vor fi găzduite de un furnizor extern (furnizori de servicii data center).  Pot fi atât servere fizice deţinute de beneficiar, cât mai ales maşini virtuale închiriate sub forma unor servicii cloud (IaaS). Prima situaţie implică mutarea efectivă a serverelor în centrul de date al furnizorului (colocare) care va oferi elementele de bază (alimentare şi răcire) dar administrarea va rămâne tot în sarcina beneficiarului. A doua situaţie este cea mai comună şi implică contractarea tuturor serviciilor de infrastructură necesare rulării sistemului ERP. Sunt servere virtualizate foarte scalabile ca performanţă, pe care furnizorul le administrează complet. Acest model oferă avantajul adăugării facile de resurse suplimentare (permanent sau temporar) dacă sistemul ERP va avea nevoie de mai multă putere de procesare (creşterea numărului de utilizatori, prelucrarea unor seturi mari de date etc). Practic, acest model înseamnă o externalizare completă a infrastructurii IT, beneficiarul proiectului de implementare ERP focalizându-se exclusiv pe utilizarea soluţiei.

Furnizorii consacraţi de servicii de hosting au centre de date cu arhitectură redundantă, ceea ce în general elimină riscul unor întreruperi accidentale (downtime) iar cele planificate (mentenanţa serverelor, spre exemplu) sunt reduse la minim. Serviciile de hosting sunt disponibile sub formă de subscripţie/abonament, sunt în general foarte flexibile şi oferă multiple opţiuni (configuraţii maşini virtuale, stocare, reţea, back-up etc). Scenariul de tip hosting este cea mai bună alegere pentru companiile care nu dispun de o infrastructură hardware şi nici de echipe IT sau dispun de un buget limitat pentru proiectul de implementare ERP.

Această abordare permite direcţionarea întregului buget către elementele de business ale sistemului prin creşterea numărului de module, functionalităţi, addon-uri etc. În acest scenariu, sistemul ERP va fi utilizat prin Internet, accesul putând fi însă securizat cu ajutorului unui VPN (Virtual Private Network). Pe termen lung, implementarea sistemului ERP în regim hosting generează costuri totale (TCO) mai mari decat varianta on-premises. Valoarea şi orizontul de timp (în general după 3-4 ani) diferă însă în funcţie de specificul fiecărui proiect şi serviciile contractate.

Care este cea mai bună soluţie?

Indiferent dacă vorbim de un proiect nou de implementare ERP sau doar despre un upgrade la o versiune nouă, performanţa infrastructurii IT pe care rulează sistemul este importantă. Acest aspect are un impact direct asupra vitezei de lucru, a rapidităţii procesării datelor şi mulţumirii utilizatorilor. Asigurarea unui nive optim de performanţă poate fi relializată pe mai multe căi, ambele oferind însă aceleasi rezultate.

Scenariul on premises oferă mai mult control, latentă redusă şi nu depinde de conexiunea la internet, însă necesită un buget initial mai mare (achiziţie sau up grade de hardware) şi competenţe interne pentru administrare, backup şi securitate. Scenariul hosting implică existenţa unui furnizor de servicii, costuri recurente şi dependenţa de conexiunea la internet, însă elimina grijile şi necesitatea administrării unor echipamente, a schimbării acestora în timp, a relocării la schimbarea sediului etc.

Costul implementării în sine (licenţe, instalare, customizare) este acelaşi pentru ambele scenarii, însă recomandarea noastră este să analizaţi bine aceste aspecte, pe un orizont extins la patru-cinci ani şi să luaţi decizia doar după ce aveţi toate datele bine conturate.

Consultanţii System Innovation România vă pot ajuta să înţelegeţi mai bine aspectele specifice ale fiecărui scenariu şi să faceţi o proiecţie mai exactă a costurilor asociate.